Нам всем нравится стон после долгого, утомительного дня на работе - но в глубине души мы знаем, что если бы они были немного лучше организованы, все было бы не так плохо. Мы были бы более подготовлены к задачам, брошенным на нас, более способным справляться с неожиданными осложнениями и с меньшей вероятностью паниковать, когда наступит крайний срок.
Шведский бизнес-гуру Дэвид Стирнхольм тоже это знает, и именно поэтому он - структор - тот, кто помогает людям справляться с повседневными беспорядками, позволяя им развивать позитивные привычки и лучше фокусироваться.
«Красота структурирования заключается в том, что даже самые простые и минимальные изменения часто оказывают большое влияние на производительность - не говоря уже о положительных эмоциональных и психических эффектах», - говорит Стернхольм.
Он использует эти принципы в бизнесе, но они могут относиться ко всему, от создания учебной программы до планирования мероприятия или написания книги. Следуйте его восьмиточечному плану, чтобы заменить хаос структурой.
1. Получите свой план на месте
Улучшение ваших привычек следует рассматривать как проект, как любой другой. Таким образом, ваша первая задача - принять решение о восьми полчасовых временных интервалах, когда вы будете работать над своим проектом структуры - например, встречами, как раз с самим собой. Первый слот - тот, в котором вы планируете следующие семь, так что поздравляю, вы уже в пути!
На этой первой встрече найдите способ вознаградить себя, когда вы продвигаетесь по программе. Если есть какой-то гаджет или вещь, которую вы хотите, сделайте ваучер, разделите его на восемь токенов и дайте себе токен каждый раз, когда вы закончите раздел. Или иметь видимый дисплей, на котором вы отмечаете точки. Один из моих клиентов получил коробку сверхбольших матчей и написал подцель на каждом из них. Для каждой цели, которую она достигла, она зажег матч и наслаждалась чувством выполненного долга, в то время как матч сгорел.
2. Выберите инструмент
Где вы записываете задачи, которые должны выполнять? Возможно, некоторые из них - это электронные письма, отмеченные как непрочитанные или помеченные, так и больше на Post-Its или в ноутбуке, а еще больше - в каком-то приложении списка дел. Это распространенная ошибка. Чем больше мест у вас есть для заметок, тем сложнее будет определить, на что вам нужно сосредоточиться прямо сейчас.
Возьмите лист бумаги и запишите все, что вам нужно сделать, когда они придут вам на ум. Начните с того, что вы должны делать сегодня, на этой неделе и так далее, и продолжайте делать это намного раньше, поскольку вы считаете полезным.
Решите, с каких целей вы будете выполнять все свои задачи. Не имеет значения, является ли это цифровым инструментом, таким как Outlook или ноутбук, или даже липкими заметками на доске. Когда все ваши задачи будут в одном месте, вы сразу узнаете, что нужно делать и когда - и что вы не пропустили ничего важного или срочного.
3. Уточните свои задачи
Я когда-то работал с модным предпринимателем, который изначально был акушеркой. Однажды к ней подошла мать, у которой была необычная сыпь на животе. Мой клиент подумал: «Мы действительно должны изучить это» и написал «Важно! Живот! »На липкой ноте, наклеив ее на лицевой стороне медицинской карты пациента. Через несколько дней она обнаружила запись пациента в куче. Она увидела множество других животов, и теперь не могла вспомнить, что она имела в виду. Дьявол в деталях при формулировании заданий.
Перейдите в свой список и сформулируйте детали каждой задачи конкретно и тщательно. Если вы сначала должны сделать что-то одно, а затем еще одно, прежде чем вы сможете проверить задание из списка, разделите его на две отдельные задачи. Удостоверьтесь, что каждая задача содержит глагол и остерегайтесь глаголов, таких как «исправить», «убедитесь» и другие неоднозначные описания того, что вы намереваетесь сделать, - вы можете в конечном итоге затенить весь проект за неопределенной формулировкой.
4. Создайте свои категории
Значение наличия одного списка дел ясно. Недостатком является то, что просмотр длинного списка ваших задач может показаться ошеломляющим. В этом заключается хорошая структура: классифицируя, вы избегаете отвлекаться, видя задачи, с которыми вы сейчас не заинтересованы, и будет легче сосредоточиться на предстоящей задаче.
Где вам нужно физически, чтобы выполнить эту задачу? Как долго будет выполняться задача? Когда нужно выполнить задачу? Например, если 20% ваших заданий можно выполнить во время вашего переезда, вы увидите только пятую часть всего списка, когда вы проверите его в поезде.
Инструменты списка цифровых задач позволяют классифицировать задачи, устанавливая флажок или используя ярлыки или теги. Если ваш список дел находится в физическом формате, вы можете использовать письменные символы, разбивать блокнот на разделы с помощью вкладок или разделителей или просто использовать маркеры. Начните с выбора одного способа классифицировать свои задачи и постепенно увеличивайте количество категорий - иначе вы будете воспринимать этот метод как сложный и сложный, и вернитесь к запоминанию вещей, вместо того, чтобы записывать их (потому что «это просто быстрее» «).
5. Возьмите время для повторения
Неожиданные вещи случаются все время - и когда они это делают, планы и планы нарушаются. Мы намерены внести изменения и создать амбициозный план для этого, но что-то непредвиденное бросает нас с курса. Задачи, которые ранее считались приоритетами, могут внезапно перестать быть столь же важными, как более новая, более срочная задача.
Опасность состоит в том, что вы чувствуете себя обескураженным, а не мотивированным, и заключаете, что ваша рабочая ситуация просто невозможно изменить.Поэтому вы должны сделать все возможное, чтобы ожидать неожиданного. Вместо новой задачи структурирования рассматривайте этот слот как «запасной» и используйте его как возможность вернуться в исходное положение, если вы отстали с любой из предыдущих задач.
6. Охота из мельничных камней
Регулярно проверяя задачи из своего списка, вы можете почувствовать, что сделали еще один шаг и что-то сделали. Но у большинства людей есть некоторые задачи, которые остаются в списке в течение нескольких дней, недель или даже месяцев. Они просто сидят там, бродились и распутывали пиво, и я называю их «жерновами». Каждый раз, когда вы видите их незавершенными, вы чувствуете разочарование, и список теряет какую-то ценность. Плюс, чем дольше вы их откладываете, тем труднее начать.
Найдите свои жернова и для каждого из них, сформулируйте следующий возможный шаг как задачу. Сделайте его маленьким, настолько маленьким, что вы чувствуете себя почти смущенным, чтобы написать его в своем списке дел, а затем это будет легко сделать, и вы будете в пути, чувствуя мотивированность - это намного лучше, чем застряло и пассивно. Вы даже можете получить такой импульс, что вам хочется заниматься одним или несколькими с каждым днем.
7. Время для упрощения
Есть много мест, где вы можете хранить документы. Если они являются физическими, они могут быть в журнальных файлах, висячих папках с файлами, в папке «Входящие» на вашем столе или просто в сваях; если они цифровые, они могут быть на вашем рабочем столе, на общем файловом сервере, на USB-накопителе или в облаке … или в нескольких версиях любого из них.
Вы можете знать свой путь вокруг них, но если вы когда-либо прочь или заболели, никто не будет. Другая опасность - отвлечение - чем больше файлов или свай у вас есть, тем больше вероятность того, что вы поймаете кого-то, пока вы работаете над другим, и подумайте о чем-то еще, что вам нужно сделать.
Выберите один (или желательно больше) из этих мест хранения. Затем выберите три из того, что вы храните в этом месте. Затем подайте его в другое место или, что еще лучше, выбросьте его. Вы моментально обтекаетесь.
Исследование, опубликованное в Гарвардский бизнес-обзор показали, что в восьмичасовой рабочий день примерно 70 минут теряются до отвлечения. Если вы можете уменьшить эту потерю времени всего на десятую, вы вернете эквивалент 3½ рабочих дня в год.
8. Посмотрите назад, чтобы смотреть вперед
Сделав это, вы многое поймете о том, как вы работаете, и это даст вам очень важный инструмент: предвидение. Если вы можете создать текущую процедуру, которая работает для вас, вы сможете предвидеть предстоящие события.
Решите, как часто вам нужно приостанавливать и просматривать список и категории, когда это нужно, чтобы он работал лучше всего для вас (по пятницам, чтобы вы могли «закрыть» неделю и расслабиться в выходные или понедельник, чтобы начать неделю проактивно?), и планируйте эти слоты. Создайте контрольный список того, что вы пройдете во время них. Вы обнаружите, что это дает вам больше широты - это означает, что вы не будете пойманы в ближайшие сроки, и вы вряд ли закончите все в последнюю минуту.
Super Structured: как преодолеть хаос и выиграть время Дэвидом Стирнхольмом сейчас, RRP £ 12,99 (LID Publishing). Купить на amazon.co.uk
Стратегии убийцы для освоения вашего списка дел
Мир работы меняется, по словам Александры Кавулакос и Кэтрин Миншуй, основателей онлайн-карьеры The Muse и авторов Новые правила работы, Следуйте их советам, чтобы ускорить карьерный прогресс и найти больше времени, чтобы делать то, что вам нравится.
Победа в войне против времени - это не попытка попробовать сотни онлайн-инструментов, требующих помочь профессионалам быть более продуктивными. Да, эти инструменты могут помочь, но, в сущности, речь идет о переосмыслении того, как вы используете время. И это начинается каждый день с того, как вы организуете свои задачи.
Сеть занятости LinkedIn собрала опрос, который показал, насколько наши профессиональные списки дел нуждаются в макияже. Оказывается, мы отлично представляем то, что нам нужно делать, но не так хорошо на самом деле их делать. Фактически, почти 90% профессионалов признают, что не могут выполнить все задачи в своем списке дел к концу среднего рабочего дня. Поэтому, если вы боитесь заниматься такими же устаревшими списками дел каждый день - и, не дотягивая, - вот четыре ключевые стратегии, чтобы изменить все это.
1. Сохраните один список дел для работы
Давайте будем честными: если бы вы хотели получить полное представление обо всех задачах, которые вы должны были выполнить для работы прямо сейчас, скорее всего, вы не смогли найти все это в одном списке. Вместо этого у вас, вероятно, есть несколько Post-its here, сохраненный черновик в вашем электронном письме, заметки, помеченные липкой на вашем компьютере, и, может быть, приложение контрольного списка или два на вашем телефоне, не так ли? Но если цель состоит в том, чтобы на самом деле все сделать, нужно иметь одно место для ваших задач, связанных с работой. Поэтому выберите свой метод выбора и начните консолидироваться.
Список может быть рукописным в вашем надежном планировщике, документе, который вы держите на рабочем столе, приложении на вашем телефоне или что-то еще - это не о среде, а о мыслительном процессе.
Просто убедитесь, что любой метод, который вы используете, вы можете добавить в свой список из любого места. Это означает, что если вы используете настольное приложение, вы захотите настроить систему для захвата объектов, которые возникают при выходе из вашего компьютера, например, назначения, которые вы получаете во время собрания, или телефонный звонок вы помните во время своего досуга, что вам нужно сделать завтра.
Мы предпочитаем отправлять эти напоминания нам самим, а затем удалять электронную почту, как только мы перечислим их в главный список.Но просто записывать их на липкие заметки и записывать их в файл тоже.
2. Следуйте правилу 1-3-5
Один из способов, которым мы трансформировали не только нашу собственную производительность, но и нашу команду на TheMuse.com, следуя правилу 1-3-5, которое разработал Алекс. Вот суть: в любой день предположите, что вы можете выполнить только одну большую вещь, три вещи и пять мелких вещей, а также сузить список дел до девяти предметов.
Звучит страшно? Ну, это, поначалу. Но нравится это или нет, у вас есть только так много часов в день, и вы получите только конечное количество вещей. Принуждение к приоритезации путем создания 1-3-5 списков означает, что то, что вы выполняете, будет тем, что вы выбираете, а не тем, что происходит.
Конечно, количество самих задач может быть гибким. Например, если вы проводите большую часть своего дня на собраниях, вам может потребоваться уменьшить количество задач. Или если ваша позиция такова, что каждый день приносит много неожиданных заданий и назначений, вы можете попробовать оставить одну среднюю и две небольшие задачи пустыми при подготовке к запросам последней минуты от вашего босса.
Это не означает, что вам нужно ограничить свой основной список дел до девяти вещей. Скорее, вы должны сохранить два вида списков: один большой «кухонный раковина» - полный список всего, что вам нужно сделать в какой-то момент (все в одном месте), а другое, которое короче, и дает вам ваши походные приказы о том, что нужно получить сделано сегодня.
Мы рекомендуем, чтобы перед тем, как покинуть работу вечером, вы займете несколько минут, чтобы определить свой 1-3-5 на следующий день, так что вы готовы ударить по земле, работая по утрам.
Планирование вперед, как это также означает, что вы сможете вести более информированные беседы с вашим менеджером, когда он или она бросает что-то новое на вас, что нужно сделать сразу, а также инструменты для переориентации вашей другой работы. Например, когда неожиданная презентация попадает вам на колени, попробуйте: «Конечно, я могу получить это к вам до 3 вечера, но отчеты Q1 не будут готовы до завтра, так как я запланировал время для работы над этим сегодня «.
3. Завершите одну важную задачу перед обедом
Этот может быть жестким, но он работает. Возьмите одну из своих больших или средних задач и первым займитесь этим утром, даже до проверки электронной почты, если сможете. Доверяйте нам, нет лучшего чувства, чем переходить на главную задачу перед обедом.
Эксперт по мотивации и автор Брайан Трейси называет это «съедая вашу лягушку», кивнув знаменитой цитате Марка Твена: «Ешьте живую лягушку первым делом с утра и с тобой ничего плохого не случится в остальной части дня».
Кэтрин часто идентифицирует своих «лягушек» на следующий день - самые трудные задачи или те, кого она знает, что ей понравится меньше всего - накануне. Это помогает мысленно подготовить ее, чтобы заняться им утром, и это не дает ей отложить их до следующего дня, а затем на следующий день.
4. Заблокируйте свой календарь
Если вы обнаружите, что вы всегда переоцениваете, сколько вы можете сделать за один день, попробуйте выделить время для каждого из ваших доз в календаре, как и при планировании собраний. После того, как вы определили задачи в своем списке задач или 1-3-5, попробуйте планировать их, блокируя соответствующее количество времени для каждого.
Важно то, чтобы быть реалистами о том, как долго каждый будет на самом деле принимать. Написание этого важного письма клиенту может занять 15 минут, например, при подготовке стратегии Q1 для вашей команды может потребоваться несколько часов.
Легко, но опасно попасть в ловушку, позволяя критическим рабочим продуктам быть отодвинутыми в моменты, оставшиеся между встречами. Как однажды сказал экономист Джон Кеннет Гэлбрейт: «Встречи необходимы, когда вы не хотите ничего делать».
Если ваше должностное задание - это просто принять участие в собраниях (и мы догадываемся, что это не так), блокировка времени - отличный способ обеспечить вам время для реальной работы: вещи, которые продвигают бизнес вперед, и что клиенты платят компании за производство,
Когда вы попробуете это, также убедитесь, что вы блокируете время в календаре, чтобы догнать электронную почту, мозговой штурм или другие важные, но не выполнимые задачи. Если ваши обязанности позволяют это, попробуйте заблокировать час утром и час после полудня, чтобы работать через ваш почтовый ящик, а затем дисциплинируйте себя, чтобы не тратить время на обработку сообщений электронной почты, когда вы планировали работать над чем-то другим,
